Fakty i mity – Prowadzenie księgowości outsourcing kadr i płac w pigułce
No właśnie, zastanawialiście się kiedyś nad prowadzeniem księgowości ? Serwisy księgowości internetowej oferują wiele funkcji ułatwiających zarządzanie księgowością firmy. Oczywiście nie wszystkie z oferowanych rozwiązań muszą się nam przydać. Nie oznacza to jednak, że inni użytkownicy z nich nie korzystają. Dobry serwis księgowości online bierze pod uwagę wszystkich swoich klientów i do nich dostosowuje swoją ofertę.
Zazwyczaj jest tak, że osoba prowadząca działalność gospodarczą nie jest specjalistą w dziedzinie księgowości. Nie szuka też narzędzi usprawniających ten proces. Przedsiębiorcy wolą zlecać zajmowanie się księgowością ich firm osobom lub instytucjom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym.
Sytuacja ulega zmianie dzięki e-księgowości. Pozwala ona przedsiębiorcom na samodzielne prowadzenie księgowości, przez co oszczędzają swój czas (sic!) i pieniądze.
Główne funkcje jakie oferować powinien serwis księgowości online to:
generowanie każdego rodzaju faktur (czasem jest to funkcja darmowa),
ewidencjonowanie dokumentów związanych z kosztami firmy,
ewidencjonowanie sprzedaży z kas fiskalnych,
automatyczne uzupełnianie KPiR,
automatyczne uzupełnianie Ewidencji Zakupów i Sprzedaży VAT,
prowadzenie ewidencji wyposażenia,
prowadzenie ewidencji środków trwałych,
kompleksowe ewidencje pojazdów – osobowych, ciężarowych i niefirmowych,
obliczanie amortyzacji,
automatyczne tworzenie dowodów umorzenia środków trwałych,
tworzenie remanentów przy sprzedaży na faktury VAT,
obliczanie z podatku dochodowego,
obliczanie zobowiązań z podatku VAT,
obliczanie zobowiązań względem ZUS,
generowanie – na podstawie wprowadzonych dokumentów – wszelkich deklaracji,
generowanie dokumentów do urzędu skarbowego i ZUS.
Oczekiwania klientów serwisów księgowych rosną – zmieniają się też same serwisy księgowe. Przybywa funkcji, dzięki którym przedsiębiorca-użytkownik może efektywniej zarządzać swoim biznesem. Zwłaszcza jeśli tym biznesem jest działalność ze sfery e-commerce. Można tutaj podać jako przykład integrację programu księgowości online z oprogramowaniem sklepu internetowego, dzięki której między tymi dwiema aplikacjami możliwy jet szybki przesył danych o sprzedanym czy zakupionym towarze, a także o kliencie. Sam proces księgowania zamówienia również nie zabiera wiele czasu, w dużej części jest bowiem zautomatyzowany.
Koszty
Księgowość internetowa jest też najmniej kosztowną formą prowadzenia rachunkowości firmy. Cenę usługi księgowości online ustala oczywiście właściciel oprogramowania księgowego. Między poszczególnymi produktami dostępnymi na rynku występują różnice – cenowe czy też funkcjonalne, odnoszące się do możliwości, jakie oferuje użytkownikowi dany program. Cena oprogramowania do prowadzenia księgowości online – w zależności od wybranego pakietu usług – waha się zatem od kilkudziesięciu do kilkuset złotych.
Jak pisaliśmy, cena rośnie wraz z możliwościami, które daje nam konto w serwisie księgowości online. Zasada jest tu prosta – im więcej funkcji, tym cena wyższa. Najwięcej – co nie znaczy, że dużo – zapłacimy za usługi biura rachunkowego online. W zamian jednak dostaniemy spokój i wygodę – księgowość naszej firmy prowadzona będzie przez wykwalifikowany zespół księgowy, a nasza rola sprowadzi się jedynie do terminowego przesyłania faktur i potrzebnych dokumentów, np. w formie maila.
Wydaje się zatem, że oferta księgowość Warszawa jako e commerce internetowa nie ma sobie równych. I tak też jest w istocie. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie to najlepiej sprawdza się w sektorze małych i średnich przedsiębiorstwa. Sprawy mają się nieco inaczej, gdy przedsiębiorstwo jest duże i posiada znaczące dochody. W takiej sytuacji przedsiębiorcy najczęściej decydują się na zatrudnienie kolejnego pracownika jako księgowego, który będzie zajmował się księgowowymi sprawami firmy. Jednak jeśli zarządzamy niewielką firmą, nie musimy – wręcz nie powinniśmy – wydawać dużej ilości pieniędzy na opłacanie dodatkowego pracownika. To czego potrzeba do prowadzenia efektywnej księgowości własnej firmy, to dostęp do Internetu i konto w wybranym serwisie księgowości online, a zaoszczędzone środki można przeznaczyć na inne aspekty naszej działalności gospodarczej, np. promocję firmy w internecie.
Warto zatem zapoznać się z ofertami księgowości internetowej w poszczególnych serwisach i przemyśleć decyzję o wyborze odpowiedniej dla siebie oferty. W razie obawy o bezpieczeństwo dokumentów lub jakichkolwiek wątpliwości związanych z funkcjonowaniem serwisu księgowego, można zawsze zwrócić się do jego przedstawicieli lub do osób z biura obsługi klienta, żeby dowiedzieć się jaki sposób przechowywana i zabezpieczana jest dokumentacja księgowa firmy.
